Удаленная работа на реальный результат

Пока врачи борются с грозным врагом, а власти делают все, чтобы люди держались подальше друг от друга, бизнес ищет пути выживания. Одним из таких способов стал перевод сотрудников на удаленную работу. О деятельности бизнеса в изменившихся условиях, о том, как организовать удаленную работу компании, которая раньше этого не делала, журналу "IT-Менеджер" рассказал технический директор компании "СИГМА". 

Среди основных вызовов — потеря каналов коммуникаций в проектных командах, дистанцирование, излишний контроль и отсутствие доверия руководителей к подчиненным и, конечно, безопасность данных. Для того чтобы не терять коммуникации, необходимы ежедневные командные митапы/конференции. Работа — это еще и общение, а потому лучше запустить чат для «разного», где сотрудники могут общаться на сторонние темы, обмениваться картинками/видео и не смешивать эту коммуникацию с обсуждением рабочих дел.

Говоря о дистанцировании, нужно обратить внимание на следующее. Количество совещаний, поездок к клиентам и других внешних активностей у руководителей уменьшилось, и некоторые из них могут сосредотачиваться на задачах, которые не успевали решить ранее, а общение с подчиненными уходит на второй план. Но эффективный подход — противоположный: необходимо понимать, что теперь вам нужно чаще общаться с коллегами и максимально оперативно отвечать на их вопросы.

Самая насущная проблема — отсутствие доверия. Возможно, некоторые сотрудники действительно будут заниматься домашними делами вместо работы, особенно в первое время. Руководителям необходимо сконцентрироваться на контроле результатов, а не расхода рабочего времени. На ежедневных конференциях нужно «подсвечивать» не только позитивные моменты, но и снижение результатов, четко обозначать контрольные точки по задачам и не пропускать их. Через неделю будет видно «отстающих», с которыми нужно проводить уже личные беседы. Кроме того, стоит провести для команды мини-тренинг по основам тайм-менеджмента, чтобы помочь адаптироваться к новым условиям даже тем, кто всегда работал эффективно. Такой тренинг имеет еще и дополнительный эффект укрепления коммуникации и авторитета руководителя.

И наконец, безопасность данных. Безопасность — это всегда баланс между стоимостью и результатом. Очевидно, что наиболее безопасной будет система, в которой ничего не происходит, но этот вариант мы не рассматриваем. Уделить внимание безопасности данных, которые используют сотрудники, очень важно, особенно в условиях, когда работа идет с домашних устройств, а доступ к ним могут иметь, например, несколько членов семьи.

Я всегда рекомендую обратиться за консультацией к специалистам по информационной безопасности с отраслевой экспертизой, прежде чем принимать решение о том, как организовать защиту данных, что регламентировать. Даже если это платная консультация, затраты на нее ниже, чем возможный ущерб от «закручивания гаек» в области ИБ, в результате которого останавливаются или замедляются ключевые бизнес-процессы, или, наоборот, от недостаточных мер, в результате чего бизнес столкнется с утечкой данных и связанными с этим проблемами — финансовыми и репутационными.

Основной пул наших заказчиков находится в секторе энергетики и ЖКХ, у которого есть такая важная особенность, как повышенная социальная ответственность. Остановка основных бизнес-процессов здесь просто недопустима. На протяжении многих лет мы являемся драйвером цифровизации в энергетике, и не только в процессах взаимодействия с клиентами (например, внедрение личных кабинетов клиентов, CRM-систем и порталов), но и в области автоматизации бэк-офиса — от АСУ ТП до биллинговых систем и систем поддержки финансово-хозяйственной деятельности. Эта кропотливая и планомерная работа обеспечивает нашим заказчикам крепкий ИТ-фундамент, что очень важно для стабильной работы в столь непростое время.

Кроме того, мы разрабатываем и внедряем ИТ-решения и ведем их поддержку. И именно в данном направлении сегодня происходят большие изменения. Это не только повышенный спрос на услуги и консультации по различным инфраструктурных сервисам и решениям для организации удаленной работы, но и изменение формата взаимодействия с заказчиками: основная часть пользователей на стороне клиента тоже работает в удаленном режиме.

Любой кризис — это не только угроза, но и возможности. Например, вместе с российскими производителями видеоаналитических систем мы создали концепцию нового решения для удаленного контроля температуры у персонала через камеры-тепловизоры и систему распознавания изображений в онлайн-режиме. Цель — не допустить попадания сотрудников с повышенной температурой на объекты. Эта разработка уже пользуется повышенным спросом у наших заказчиков.

В период самоизоляции большинства сотрудников первостепенной задачей для ИТ-специалистов является поддержка непрерывности бизнес-процессов. Таким образом, к рутинным задачам ИТ-специалистов по поддержке инфраструктуры и рабочих мест в актуальном состоянии добавились задачи развертывания и настройки различных сервисов для организации удаленной работы, чтобы в офисе 
оставался минимум персонала. Если не планируется дополнительного найма в компании, то в идеальной ситуации все сотрудники офиса должны уйти на удаленную работу, кроме одного-двух ИТ-специалистов по поддержке рабочих мест.

После решения всех технических проблем (удаленная помощь ИТ-специалистов, наличие «железа» и Интернета) и обеспечения сервисами удаленной работы (почта, чаты, звонки, видеоконференции…) обеспечьте осведомленность об организационных изменениях. В рабочее время сотрудники должны присутствовать на удаленном рабочем месте и быть доступны по определенным руководителем каналам коммуникаций.

Для решения организационных и простых вопросов используйте чат, а для решения сложных вопросов (например, больше 20–30 сообщений в чате по одному вопросу) — аудио- или видеоконференцию. Сотрудники должны не стесняться звонить руководителю по индивидуальным вопросам, а руководитель должен оперативно на них отвечать. Если сотрудник вовлечен в рабочий процесс, то психологическое давление от непривычности удаленной работы будет ослабевать.

Многие шутят, что "жизненный опыт — это знание, как себя вести в ситуациях, которые больше не повторятся". Я считаю, что из любой ситуации можно извлечь полезный урок. Карантин заставил не только отдельных пользователей, но и целые компании начать применять онлайн-сервисы, а даже такой вынужденный опыт снизит порог вхождения пользователей в новую цифровую эпоху.

Текущий уровень развития технологий позволяет выполнять работу удаленно, но работа — это не только проекты и задачи, это еще и социальная среда, где просто приятно проводить время с коллегами. Я бы ни за какие коврижки не променял традиционную пиццу по пятницам или вечер настольных игр с коллегами на онлайн-аналоги. Вполне вероятно, что после завершения карантина компании пересмотрят формат организации работы — например, дадут возможность сотрудникам больше времени работать из дома или перейдут к системе нефиксированных рабочих мест (такой подход уже давно применяют многие зарубежные консалтинговые компании и организации, где сотрудникам много времени приходится проводить вне офиса). В любом случае полученный опыт удаленной работы позволит находить новые возможности для улучшения коммуникаций и снижения операционных затрат.